Glossar: wichtigste Begriffe zur E‑Rechnung

Dieses Glossar erklärt zentrale Begriffe rund um elektronische Rechnungen in Deutschland – kurz, verständlich und mit Blick auf die Praxis.

E‑Rechnung

Eine Rechnung in einem strukturierten, elektronischen Format, das automatisiert verarbeitet werden kann (z. B. in ERP-/Buchhaltungssystemen). In Deutschland ist der Begriff oft mit Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD verbunden.

ZUGFeRD

Ein Format, das eine PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten kombiniert. Damit ist die Rechnung sowohl menschen- als auch maschinenlesbar.

XRechnung

Ein standardisiertes XML‑Format für elektronische Rechnungen, das insbesondere im Umfeld öffentlicher Auftraggeber eine große Rolle spielt.

EN 16931

Europäische Norm für elektronische Rechnungen (inhaltliche Anforderungen / Datenmodell). Viele nationale Formate orientieren sich daran.

GoBD

Deutsche Grundsätze für ordnungsgemäße digitale Buchführung und Datenzugriff. In der Praxis relevant für Nachvollziehbarkeit, Ordnung, Unveränderbarkeit und Aufbewahrung digitaler Unterlagen.

GoBD‑Konformität

Kein einzelnes Feature, sondern das Zusammenspiel aus Software-Funktionen und gelebten Prozessen (z. B. Korrekturabläufe, Archivierung, Berechtigungen, Verfahrensdokumentation).

Verfahrensdokumentation

Dokumentation der eingesetzten Systeme und Prozesse (z. B. Rechnungserstellung, Versand, Archivierung, Backup). Häufig ein wichtiger Punkt in Prüfungen.

Unveränderbarkeit

Anforderung, dass relevante Daten nicht still überschrieben werden. Korrekturen sollen nachvollziehbar sein (z. B. über Storno/Korrekturbelege).

Archivierung

Geordnete, vollständige und auffindbare Aufbewahrung von Rechnungen/Unterlagen über die geltenden Aufbewahrungsfristen.

Aufbewahrungsfrist

Zeitraum, in dem geschäftliche Unterlagen aufzubewahren sind. Betrifft auch digitale Rechnungen und begleitende Dokumente.

Audit‑Trail (Änderungsprotokoll)

Nachvollziehbare Historie von Änderungen (wer, was, wann). Hilft bei Nachprüfbarkeit.

Storno

Formale Korrektur einer Rechnung durch „Aufhebung“ der ursprünglichen Rechnung, häufig kombiniert mit einer neuen korrigierten Rechnung.

Gutschrift

Abrechnungsmethode bzw. Korrekturdokument (je nach Kontext). Wichtig ist ein sauberer, nachvollziehbarer Prozess.

Pflichtangaben (Rechnung)

Rechtlich geforderte Angaben auf Rechnungen (z. B. Rechnungsnummer, Datum, Leistung, Beträge, Steuersätze). Details hängen vom Fall ab.

Rundung

Kleine Rundungsdifferenzen können bei maschineller Validierung auffallen. Konsistenz zwischen Darstellung und strukturierten Daten ist wichtig.

Validierung

Prüfung, ob eine strukturierte Rechnung syntaktisch/inhaltlich den Regeln entspricht. Relevant für die erfolgreiche Verarbeitung beim Empfänger.

Peppol

Netzwerk/Standardisierung rund um den Austausch elektronischer Dokumente (u. a. Rechnungen). In manchen Szenarien relevant.

Leitweg‑ID

Kennung, die im deutschen öffentlichen Bereich zur Adressierung/Zuordnung verwendet wird (je nach Bundesland/Behörde). Für XRechnung häufig relevant.

Empfängeranforderung

Vorgaben des Rechnungsempfängers (Format, Versandweg, Zusatzfelder). In der Praxis oft entscheidend für die Formatwahl.

Offline‑First

Anwendungsprinzip: Daten werden primär lokal verarbeitet/gespeichert; Internet ist nicht zwingend erforderlich. Kann Vorteile bei Verfügbarkeit und Datenschutz haben.

Weiterführende Seiten