XRechnung-Leitfaden: Was ist XRechnung – und wann ist sie Pflicht?

XRechnung ist der in Deutschland etablierte Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Technisch ist eine XRechnung in der Regel XML-basiert und folgt der europäischen Norm EN 16931.

Wenn du Behörden, Kommunen oder andere öffentliche Stellen belieferst, ist XRechnung oft nicht „nice to have“, sondern Voraussetzung, damit deine Rechnung angenommen und verarbeitet wird.

Dieser Leitfaden erklärt XRechnung praxisnah: was wirklich zählt, warum Rechnungen abgelehnt werden, und wie du deinen ersten B2G‑Workflow sauber aufsetzt.

Hinweis: Diese Seite dient der allgemeinen Orientierung und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Anforderungen können je nach Portal, Bundesland und Empfängerprozess abweichen.

1) XRechnung in einem Satz

XRechnung ist ein standardisiertes, maschinenlesbares Rechnungsformat (meist XML), das für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland verwendet wird.

2) Key Takeaways

  • XRechnung ist XML-first: Portale validieren strukturierte Daten streng.
  • Die meisten Ablehnungen entstehen durch Leitweg-ID und Referenzen (Bestellung/Vorgang), nicht durch „kompliziertes XML“.
  • Vor dem Upload validieren und immer den Einreichnachweis (Ticket/Bestätigung) mitarchivieren.

3) Wann brauchst du XRechnung?

Typische Situationen, in denen XRechnung relevant wird:

  • Du stellst Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Behörden, Kommunen, öffentliche Einrichtungen).
  • Dein Auftraggeber nennt explizit „XRechnung“ oder „EN 16931“ als Anforderung.
  • Die Rechnung muss über ein E-Rechnungsportal eingereicht werden.

Wenn dein Empfänger ein Unternehmen ist (B2B), kann je nach Prozess auch ZUGFeRD ausreichend sein – entscheidend ist immer: Was fordert der Empfänger?

4) XRechnung vs. ZUGFeRD (praxisnah)

Beide Formate sind „E‑Rechnung“, aber in der Praxis unterscheiden sich die Workflows:

  • XRechnung: meist XML-first. Fokus auf valide strukturierte Daten für automatische Verarbeitung.
  • ZUGFeRD: häufig PDF-first (PDF mit eingebetteten strukturierten Daten). Für viele B2B‑Prozesse sehr praktisch.

Wenn du B2G-Rechnungen stellst, ist XRechnung häufig die sicherere Wahl, weil viele öffentliche Stellen genau dieses Format erwarten.

Mehr Hintergrund: /zugferd

5) Was XRechnung technisch ist (ohne Spezifikations-Overkill)

In der Praxis ist XRechnung:

  • eine XML-Rechnung nach dem semantischen Modell von EN 16931
  • eingeschränkt durch zusätzliche Validierungsregeln (Schema + Business Rules)
  • meist ein Datei‑Upload in ein Portal (oder ein definierter Übertragungsweg)

Was das für dich bedeutet:

  • XRechnung ist für automatische Verarbeitung gebaut.
  • Kleine Inkonsistenzen (Rundung, Pflichtfelder, Steuerkennzeichen) führen schnell zu einer Ablehnung.

6) Typische Anforderungen (was wirklich zählt)

Auch ohne tief in Spezifikationen einzusteigen, sind diese Punkte in der Praxis entscheidend:

Pflichtangaben müssen vollständig und konsistent sein

  • Absender-/Empfängerdaten (inkl. Adressen)
  • Leistungsbeschreibung (verständlich und prüfbar)
  • Beträge, Steuern, Summen (inkl. Rundung)
  • Rechnungsdatum, Leistungsdatum/Zeitraum (wenn erforderlich)

Leitweg-ID / Routing-Informationen

Öffentliche Auftraggeber nutzen häufig zusätzliche Identifikatoren (z. B. Leitweg-ID), damit eine Rechnung korrekt zugestellt und zugeordnet werden kann.

Validierung (Schematron / Business Rules)

XRechnungen werden typischerweise automatisch geprüft:

  • XML muss technisch valide sein
  • Inhalte müssen Geschäftsregeln erfüllen (z. B. Summenlogik)

7) Leitweg-ID & Referenzen: der häufigste Ablehnungsgrund

In der Praxis scheitern B2G-Rechnungen oft nicht an „komplizierten XML-Regeln“, sondern an fehlenden oder falschen Referenzen:

  • Leitweg-ID (oder ein vergleichbarer Routing-Schlüssel): wird vom Empfänger vorgegeben.
  • Bestell-/Auftragsreferenzen: wenn der Empfänger eine Bestellnummer oder Vorgangsnummer erwartet.

Praktische Tipps:

  • Übernimm Identifikatoren genau wie vorgegeben (keine zusätzlichen Leerzeichen, keine „kreativen“ Formatierungen).
  • Kläre vorab, wo im Prozess die Leitweg-ID herkommt (Angebot, Auftrag, Portal, Ansprechpartner).
  • Wenn du mit Vorlagen arbeitest: lege die Leitweg-ID als Pflichtfeld für öffentliche Auftraggeber an.

Mini‑Vorlage: Empfängeranforderungen erfassen

Für den ersten Auftrag mit einem öffentlichen Empfänger solltest du sammeln:

  • Portal/Übertragungsweg
  • benötigte Leitweg-ID und Quelle
  • Pflicht‑Referenzen (Bestellung, Vorgang, Vertrag)
  • ggf. notwendige Anhänge
  • Kontakt für Rückfragen/Ablehnungen

8) Einreichung über Portale: was du vorbereiten solltest

Viele öffentliche Stellen akzeptieren XRechnungen nur über ein Portal oder einen definierten Übertragungsweg. Typischerweise brauchst du:

  • das korrekte Format (XRechnung-XML oder ein Portal-Upload-Container)
  • die korrekten Metadaten (z. B. Leitweg-ID, Kontakt-E-Mail)
  • ggf. Anhänge (z. B. Leistungsnachweise) – abhängig vom Empfänger

Praxis-Tipp: Archiviere nicht nur die Rechnung, sondern auch den Einreichnachweis (Upload-Bestätigung, Ticket-ID, Versandprotokoll). Das hilft enorm, wenn später Rückfragen kommen.

9) Anhänge: so gehst du pragmatisch vor

Manche Empfänger fordern zusätzliche Unterlagen (Stundenzettel, Lieferscheine, Abnahmeprotokolle).

Praktische Regeln:

  • Anhänge stabil halten und eindeutig benennen.
  • Anhänge gemeinsam mit Rechnung und Einreichnachweis archivieren.
  • Wenn ein Portal Dateitypen/Größen einschränkt: standardisiere intern ein „B2G‑Rechnungspaket“.

10) Validierung & Testing: so gehst du pragmatisch vor

Ein guter Workflow ist: vor dem Einreichen validieren, nicht erst nach der Ablehnung.

So gehst du praktisch vor:

  1. Technische Validierung: Ist das XML formal korrekt?
  2. Business-Regeln: Stimmen Summenlogik, Steuerkennzeichen, Pflichtfelder?
  3. Empfänger-Spezifika: Manche Portale sind strenger oder erwarten bestimmte Felder.

Wenn ein Validator Fehler ausgibt:

  • Lies zuerst die ersten Fehler (oft sind es fehlende Pflichtfelder).
  • Prüfe danach Summen/Steuern (Rundung ist ein Klassiker).
  • Behebe zuerst die Ursachen – viele Folgefehler verschwinden.

11) Ein pragmatischer Workflow für B2G-Rechnungen

  1. Empfängeranforderungen klären

    • Profil/Version
    • Portal/Übertragungsweg
    • benötigte Identifikatoren (z. B. Leitweg-ID)

  2. Stammdaten sauber pflegen

    • Adressen, Steuernummer/USt‑IdNr.
    • Zahlungsbedingungen

  3. Rechnung erstellen

    • Positionen + Steuern korrekt
    • klare Leistungsbeschreibung

  4. XRechnung erzeugen und validieren

    • idealerweise mit einem Validator prüfen

  5. Einreichen und archivieren

    • Versand-/Einreichnachweis aufbewahren
    • nachvollziehbare Ablage und Backup

GoBD-Kontext: /gobd

12) Korrekturen & Storno (nicht „alte Rechnungen editieren“)

Gerade im B2G‑Umfeld solltest du von einem sauberen Nachweis ausgehen.

Praktischer Ansatz:

  • Originalrechnung behalten
  • über Korrekturdokumente korrigieren (Storno + Korrekturrechnung oder der Prozess, den dein Empfänger verlangt)
  • Original + Korrektur + Einreichnachweise zusammen archivieren

13) Häufige Validierungsfehler (und wie du sie vermeidest)

Fehler 1: Unvollständige oder inkonsistente Adressdaten

Achte auf vollständige Anschrift und konsistente Schreibweise zwischen Rechnung und Stammdaten.

Fehler 2: Summen stimmen nicht (Rundung)

Schon kleine Rundungsdifferenzen können Validierung brechen. Prüfe Netto/Steuer/Brutto-Logik.

Fehler 3: Falsche oder fehlende Steuerschlüssel

Insbesondere bei Reverse-Charge oder steuerfreien Leistungen ist korrekte Kennzeichnung wichtig.

Fehler 4: Fehlende Routing-Informationen (z. B. Leitweg-ID)

Wenn der Empfänger diese erwartet, wird die Rechnung häufig abgelehnt.

Fehler 5: Fehlende Bestell-/Vorgangsreferenzen

Wenn Portal/Empfänger Referenzen erwarten, behandle sie wie Pflichtfelder.

14) Quick-Checkliste (erste erfolgreiche Einreichung)

  • Empfänger fordert explizit XRechnung / EN 16931
  • Leitweg-ID / Routing-Infos vorhanden
  • Bestell-/Vorgangsreferenzen bekannt (falls nötig)
  • Stammdaten vollständig und korrekt
  • Positionen, Steuern und Summen konsistent (inkl. Rundung)
  • XRechnung validiert (technisch + Geschäftsregeln)
  • Einreichnachweis + Archivierung geregelt

Optional (je nach Empfängerprozess):

  • Anhänge/Leistungsnachweise vorbereitet und archiviert
  • Interner Ablauf definiert (wer prüft, wer reicht ein, wo wird abgelegt?)

15) Nächste Schritte auf dieser Website

Siehe auch:

  • ZUGFeRD-Leitfaden (B2B): /zugferd
  • GoBD-Leitfaden (Archiv/Prüfung): /gobd