ZUGFeRD vs. XRechnung: Was ist der Unterschied – und welches Format brauchst du?

Sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung sind E‑Rechnungsformate, die sich an der europäischen Norm EN 16931 orientieren. In der Praxis unterscheiden sich beide aber deutlich im Workflow und darin, wer sie typischerweise verlangt.

Kurz gesagt:

  • ZUGFeRD ist häufig PDF-first (PDF mit eingebetteten strukturierten Daten) – in vielen B2B‑Prozessen sehr praktisch.
  • XRechnung ist meist XML-first – besonders verbreitet/erforderlich im B2G‑Umfeld (öffentliche Auftraggeber).

Hinweis: Diese Seite ist eine Orientierungshilfe und keine Rechts- oder Steuerberatung. Am Ende entscheidet immer, was dein Empfänger/Portal verlangt.

0) Key Takeaways (damit du schnell entscheiden kannst)

  • Wenn du an Behörden/öffentliche Stellen (B2G) schreibst und ein Portal genutzt wird: XRechnung ist meist Pflicht oder der sichere Standard.
  • Wenn du an Unternehmen (B2B) schreibst und weiterhin ein lesbares PDF im Prozess brauchst: ZUGFeRD ist häufig die pragmatische Wahl.
  • Die häufigsten Ablehnungsgründe sind Leitweg-ID und Referenzen (Bestellung/Vorgang) sowie Rundungs-/Summenlogik.
  • Egal welches Format: valide Datei erzeugen, vorab validieren, Versand/Einreichung dokumentieren, revisionssicher archivieren.

1) In einem Satz: ZUGFeRD vs. XRechnung

  • ZUGFeRD: Rechnungs-PDF + eingebettete strukturierte Daten (Hybrid)
  • XRechnung: strukturierte Rechnung als XML (stark validierungsgetrieben)

Beide können „richtig“ sein – je nach Empfängerprozess.

2) Vergleichsmatrix (praxisnah)

KriteriumZUGFeRDXRechnung
DarstellungPDF (menschlich lesbar) + strukturierte DatenXML (strukturierte Daten im Fokus)
Typische NutzungB2BB2G
Einreichungoft E‑Mail/Upload als PDFhäufig Portal‑Upload/definierte Kanäle
ValidierungsgefühlFehler können „später“ auffallenFehler fallen meist sofort beim Upload/Validator auf
Routing‑Infosoptional/empfängerspezifischoft zentral (z. B. Leitweg-ID)
Anhängehäufig möglich, abhängig vom Empfängeroft portalabhängig, teils streng

Diese Matrix ist eine Faustregel. Entscheidend ist immer der konkrete Empfängerprozess.

3) Typische Einsatzfälle (B2B / B2G)

Wenn ZUGFeRD häufig gut passt

  • du stellst Rechnungen an Unternehmen (B2B)
  • dein Empfänger arbeitet weiterhin gern mit PDF, will aber maschinenlesbare Daten
  • du möchtest einen Workflow „PDF erzeugen → versenden → archivieren“

Mehr Details: /zugferd

Wenn XRechnung häufig die sichere Wahl ist

  • du rechnest mit Behörden/Kommunen/öffentlichen Einrichtungen ab (B2G)
  • dein Empfänger nennt explizit XRechnung oder EN 16931
  • du musst über ein E‑Rechnungsportal einreichen

Mehr Details: /xrechnung

4) Empfänger-Anforderungen: Leitweg-ID und Referenzen

Ein häufiger Ablehnungsgrund – vor allem im B2G‑Umfeld – ist nicht „das Format“, sondern fehlende oder falsche Referenzen:

  • Leitweg-ID (oder Routing-Identifikator)
  • Bestell-/Vorgangsnummern

Praktische Empfehlung:

  • Kläre Identifikatoren vor der Rechnungserstellung.
  • Übernimm Werte genau wie vorgegeben.
  • Lege bei öffentlichen Auftraggebern Routing-Infos als Pflichtfelder fest.

5) Warum XRechnung „strenger“ wirkt (und ZUGFeRD trotzdem validiert werden sollte)

XRechnungen werden in der Regel automatisch geprüft:

  • technische XML-Validität
  • Business-Regeln (Summenlogik, Pflichtfelder, Codes)

Das bedeutet nicht, dass ZUGFeRD „locker“ ist – aber der typische Ablauf ist anders:

  • Bei XRechnung fällt ein Fehler häufig sofort bei Portal-Upload/Validator auf.
  • Bei ZUGFeRD ist das PDF sichtbar „okay“, aber die eingebetteten Daten können trotzdem Fehler enthalten.

Praktischer Workflow (für beide Formate sinnvoll):

  1. erzeugen
  2. validieren
  3. einreichen/versenden
  4. Einreichnachweis + Rechnung archivieren

GoBD-Kontext: /gobd

6) Entscheidungshilfe als Ablauf (ohne Rätselraten)

Wenn du nur eine kurze Entscheidung brauchst, geh diese Fragen durch:

  1. Ist der Empfänger öffentlich (B2G)?

    • Ja → häufig XRechnung.
    • Nein → weiter.

  2. Muss über ein Portal eingereicht werden?

    • Ja → sehr oft XRechnung (oder Portal-spezifische Container/Regeln).
    • Nein → weiter.

  3. Will der Empfänger ausdrücklich ZUGFeRD?

    • Ja → ZUGFeRD.
    • Nein → weiter.

  4. Will der Empfänger ausdrücklich XRechnung / EN 16931?

    • Ja → XRechnung.
    • Nein → häufig ZUGFeRD als pragmatisches Default (wenn akzeptiert).

Wenn du unsicher bist: Frag den Empfänger nach „XRechnung“ oder „ZUGFeRD“ und ob Portal‑Upload Pflicht ist.

7) Leitweg-ID, Bestellnummer, Vorgang: so vermeidest du Ablehnungen

In der Praxis sind diese Felder „unsichtbare Pflichtfelder“:

  • Leitweg-ID (Routing)
  • Bestellnummer (PO)
  • Vorgangs-/Aktenzeichen

Praxistipps:

  • Werte 1:1 übernehmen (keine Zusatzzeichen, keine neuen Leerzeichen).
  • Wenn du wiederkehrend B2G abrechnest: Pflege diese Werte als Teil der Kunden-/Projektstammdaten.
  • Definiere intern, wer die Werte besorgt und wo sie dokumentiert werden (Angebot, Auftrag, Portal).

8) Anhänge und Nachweise: unterschätztes Thema

Je nach Empfänger können zusätzliche Unterlagen nötig sein (z. B. Leistungsnachweise, Stundenzettel).

Pragmatischer Ansatz:

  • Standardisiere ein „Rechnungspaket“: Rechnung + Anhänge + Einreichnachweis.
  • Archiviere den Einreichnachweis immer zusammen mit der Rechnung.
  • Wenn du häufig Portale nutzt: halte Dateitypen/Maximalgrößen im Prozess fest.

9) Korrekturen: nicht „überschreiben“, sondern sauber nachvollziehbar machen

Wichtig für beide Formate: Korrekturen sollen nachvollziehbar bleiben.

Gute Praxis:

  • Originalrechnung archivieren
  • Korrektur über Storno + Korrekturrechnung (oder empfängerprozess-konforme Korrekturdokumente)
  • Referenzen sauber pflegen (welche Rechnung korrigiert welche?)
  • Original + Korrektur + Einreichnachweise gemeinsam ablegen

10) Häufige Missverständnisse

„ZUGFeRD ist immer besser, weil es ein PDF hat“

Für viele B2B‑Workflows stimmt das – aber im B2G‑Kontext kann der Empfänger trotzdem strikt XRechnung verlangen.

„XRechnung ist nur für Großunternehmen“

In der Praxis betrifft XRechnung viele kleine Dienstleister, sobald öffentliche Auftraggeber dabei sind.

„Wenn das PDF gut aussieht, passt alles“

Bei ZUGFeRD kann das PDF „gut aussehen“, während eingebettete Daten trotzdem fehlerhaft sind. Validierung ist daher sinnvoll.

11) Entscheidungshilfe (Quick-Check)

Nimm tendenziell ZUGFeRD, wenn …

  • dein Empfänger ein Unternehmen ist und ZUGFeRD akzeptiert
  • du ein PDF als „menschlich lesbares“ Dokument im Prozess brauchst

Nimm tendenziell XRechnung, wenn …

  • du B2G abrechnest oder ein Portal es verlangt
  • Leitweg-ID/Routing eine zentrale Rolle spielt

Wenn du unsicher bist: Frag den Empfänger nach „XRechnung“ oder „ZUGFeRD“ und ob ein Portal-Upload nötig ist.

12) Checkliste vor dem Versand/Upload

  • Empfängeranforderung geklärt (ZUGFeRD/XRechnung, Version/Profil)
  • Routing-Infos vorhanden (z. B. Leitweg-ID)
  • Stammdaten vollständig (Adressen, Steuer-IDs)
  • Summen/Steuern konsistent (Rundung!)
  • Datei validiert (technisch + Business-Regeln)
  • Versand/Einreichung dokumentiert
  • Rechnung + Nachweise archiviert

13) FAQ (kurz & praxisorientiert)

Kann ich „beides“ anbieten?

Ja, viele Unternehmen unterstützen beide Formate. Entscheidend ist, welches Format der Empfänger akzeptiert und wie dein Prozess (Portal, Anhänge, Referenzen) aussieht.

Muss ich immer EN 16931 verstehen?

Nein. Du musst die Spezifikation nicht auswendig lernen. Wichtig ist: Pflichtfelder vollständig, Summen/Steuern logisch korrekt, Empfänger‑IDs/Referenzen sauber.

Ist ZUGFeRD auch für Behörden geeignet?

Teilweise – aber häufig fordern Behörden/Portale explizit XRechnung. Kläre das immer vorab.

14) Nächste Schritte

Wenn du direkt in die Details willst: