Rechnungsprogramm-Vergleich: So findest du die passende Lösung (Desktop vs. Cloud)

Wenn du ein Rechnungsprogramm suchst, stehst du schnell vor zwei Grundentscheidungen:

  • Desktop-App (lokal installiert, oft offline möglich)
  • Cloud/SaaS (Browser-basiert, Daten liegen beim Anbieter)

Beides kann richtig sein – entscheidend ist, was du wirklich brauchst: Workflow, Datenschutz, Teamfähigkeit, Exporte und (in Deutschland besonders wichtig) GoBD sowie E‑Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung.

Hinweis: Diese Seite ist eine Orientierungshilfe, keine Rechts- oder Steuerberatung.

0) Key Takeaways

  • Entscheide zuerst: Desktop (lokal/offline) vs. Cloud (SaaS/browserbasiert).
  • Für Deutschland zählt zusätzlich: GoBD‑Workflow (Nachvollziehbarkeit, Korrekturen, Archiv) und E‑Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung).
  • Achte weniger auf „Feature‑Listen“ und mehr auf: Datenhoheit, Export, Backup/Restore, Korrekturprozess, Portal‑Workflow.

1) Vergleichskriterien, die in der Praxis zählen

Datenhoheit & Datenschutz

Frage dich:

  • Wo liegen die Daten (lokal / Cloud)?
  • Wer hat Zugriff (Rollen, Admins, Support)?
  • Wie einfach ist ein vollständiger Export?

Für viele Selbstständige ist „Daten bleiben auf meinem Rechner“ ein echtes Argument – gerade bei sensiblen Kundendaten.

Praktische Prüf-Fragen:

  • Kann ich meine Daten jederzeit vollständig exportieren (Kunden, Artikel, Rechnungen, Zahlungen, Anhänge)?
  • Gibt es ein klares Konzept zu Berechtigungen (wer darf erstellen, wer darf korrigieren, wer darf löschen)?
  • Ist nachvollziehbar, wie Support/Administration Zugriff erhält (falls Cloud)?

Offline-Fähigkeit

Cloud-Tools funktionieren oft nur zuverlässig mit Internet. Eine Desktop-App kann dagegen in vielen Fällen offline weiterarbeiten (z. B. im Zug, beim Kunden, bei Ausfällen).

Praktische Prüf-Fragen:

  • Was passiert bei Internet-Ausfall: kann ich weiter schreiben/ausdrucken?
  • Gibt es bei Cloud-Tools einen „Degraded Mode“ oder ist alles blockiert?

GoBD: Korrekturen, Nachvollziehbarkeit, Archiv

GoBD ist selten „ein Häkchen“, sondern ein Zusammenspiel aus Software und Prozess:

  • Korrigierst du per Storno/Korrekturrechnung statt Überschreiben?
  • Sind Rechnungen/Belege auffindbar und vollständig archiviert?
  • Gibt es Backup + Restore?

Mehr Details: /gobd

Wenn du GoBD praxistauglich abdecken willst, sind meist diese Dinge entscheidend:

  • Korrekturen sind nachvollziehbar (Original + Korrektur bleiben erhalten)
  • Unterlagen sind schnell auffindbar (Suche, klare Ablage, Export)
  • Backup/Restore ist dokumentiert und getestet

E‑Rechnung: ZUGFeRD & XRechnung

Je nachdem, an wen du Rechnungen stellst:

  • B2B: häufig ZUGFeRD (PDF + eingebettete Daten) praktisch
  • B2G: häufig XRechnung (XML) erforderlich

Leitfäden:

Entscheidungshilfe:

Teamfähigkeit (jetzt oder später)

Wenn du heute allein bist, aber morgen mit Assistenz/Team arbeitest, ist das ein häufiger Wechselgrund.

Praktische Prüf-Fragen:

  • Gibt es Rollen/Rechte (z. B. „nur Entwürfe“, „nur Versand“, „nur Buchhaltung“)?
  • Kann ich sauber zwischen „Entwurf“ und „veröffentlicht“ unterscheiden?

Integrationen & Schnittstellen (realistisch bewerten)

Viele Cloud-Tools glänzen mit Integrationen. Das ist sinnvoll, wenn du sie wirklich nutzt.

Praktische Prüf-Fragen:

  • Brauche ich Bank‑Automatisierung oder reicht mir ein klarer Zahlungsstatus?
  • Welche Exporte sind wichtig (CSV, PDF, ggf. strukturierte Daten für E‑Rechnung)?

Kostenmodell (TCO) statt nur Monats-/Einmalpreis

Ein Vergleich wird fairer, wenn du die Gesamtkosten über 3–5 Jahre betrachtest.

Praktische Prüf-Fragen:

  • Gibt es Abo-Preissteigerungen? Was passiert bei Kündigung?
  • Gibt es bei Kaufmodellen Updates/Wartung (z. B. Update‑Pass)?
  • Welche Kosten entstehen durch Wechsel/Export, falls du in 2 Jahren migrieren willst?

2) Desktop vs. Cloud: eine ehrliche Gegenüberstellung

KriteriumDesktop-AppCloud/SaaS
Internet erforderlichoft neinmeistens ja
Daten liegen wo?lokalbeim Anbieter
Zusammenarbeit im Teamje nach Konzeptoft sehr gut
Updateslokal installierbarautomatisch
Exporte & Wechselabhängig vom Toolabhängig vom Tool
Datenschutz/Compliancegut steuerbar lokalhängt stark vom Anbieter ab

Wichtig: Cloud ist nicht automatisch „schlechter“ – aber du solltest bewusst entscheiden, ob du den Betrieb (Datenhaltung, Zugriff, Ausfallrisiken) auslagern willst.

3) Für wen passt was? (Szenarien)

Szenario A: Freelancer mit wenigen Rechnungen/Monat

Typisch wichtig:

  • schnelle Erstellung, saubere Vorlagen
  • einfache Ablage/Export
  • Kosten im Blick

Häufig passt:

  • Desktop, wenn Datenschutz/Offline wichtig ist
  • Cloud, wenn du nur „von überall im Browser“ willst

Szenario B: Agentur/Team mit mehreren Bearbeitern

Typisch wichtig:

  • Rollen/Rechte, paralleles Arbeiten
  • klare Freigabeprozesse
  • zentrale Ablage

Häufig passt:

  • Cloud, wenn echtes paralleles Arbeiten zentral ist
  • Desktop, wenn du Teamfähigkeit über ein Client‑Server‑Konzept oder klare Rollen/Spiegelung abbilden kannst

Szenario C: B2G (Behörden) – Portal und XRechnung

Typisch wichtig:

  • XRechnung‑Workflow, Validierung
  • Leitweg-ID/Referenzen als Pflichtfelder
  • Einreichnachweise archivieren

Startpunkt:

4) Must‑Have Checkliste (unabhängig vom Tool‑Typ)

  • Pflichtangaben & Vorlagen sauber (USt‑IdNr./Steuersatz, Nummernkreis)
  • Korrekturen sauber (Storno/Korrektur statt Überschreiben)
  • Export möglich (mind. PDFs, ideal: strukturierte Daten/Listen)
  • Archiv/Belege auffindbar (Suche, klare Ablage)
  • Backup/Restore vorhanden und testbar
  • Update- und Preismodell verstanden

Optional (je nach Nutzung):

  • Rollen/Rechte und Mehrbenutzer
  • E‑Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung) inkl. Validierung
  • Anhänge/Einreichnachweise in einem „Rechnungspaket“

5) Update-Politik: worauf du achten solltest

Viele Tools werben mit „Updates inklusive“ – aber in der Praxis gibt es unterschiedliche Modelle:

  • Updates sind zeitlich begrenzt (z. B. 12 Monate inklusive)
  • danach optionaler Update-Pass oder Wartung
  • Nutzung ohne Update ist weiterhin möglich (du bleibst auf deiner Version)

Für AGYNAMIX Invoicer gilt: Updates sind im ersten Jahr nach Kauf enthalten. Danach ist ein Update-Pass nötig, wenn du weiter aktualisieren möchtest – die Software kannst du aber ohne Update-Pass weiter nutzen.

6) Typische Stolpersteine beim Vergleich

Stolperstein 1: Nur nach Feature‑Listen entscheiden

Viele Tools wirken „voll“, aber scheitern später an Export/Archiv/Korrektur‑Workflow.

Stolperstein 2: Wechsel wird nicht mitgedacht

Prüfe früh: Kannst du deine Daten sauber exportieren und mitnehmen?

Stolperstein 3: GoBD wird als „Software-Feature“ missverstanden

GoBD ist Software + Prozess. Ohne definierte Ablage/Backup/Korrektur wird es im Ernstfall unklar.

Stolperstein 4: E‑Rechnung wird zu spät betrachtet

Wenn du B2G hast, sind Portal‑Workflows und Routing‑IDs zentral.

7) Mini‑Ablauf: Auswahl in 60 Minuten

  1. Schreibe deine Top‑3 Kriterien auf (z. B. Offline, Datenschutz, Team).
  2. Prüfe Export/Backup/Korrekturprozess in der Demo.
  3. Teste einen End‑to‑End‑Run: Rechnung → Versand/Upload → Archiv.
  4. Lies Update-/Preismodell und „Was passiert beim Kündigen/Wechseln?“
  5. Entscheide – und dokumentiere kurz deinen Prozess (GoBD‑freundlich).

8) Nächste Schritte

Siehe auch: